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仕事をテキパキこなせる人の準備術

監修:
鈴木 真理子(すずき まりこ)さん

ビジネスインストラクター/ヴィタミンM代表
「ミスなく速く仕事をし、心も体も元気でいる!」をモットーに、楽しく・飽きさせず・ためになるプログラムを開発。3万人以上のビジネスパーソンに指導し、好評を得ている。著書に『ミスが減る! 信頼される! 仕事の準備の本』(大和書房)など。

行動を起こす前の準備

やり忘れや確認ミスなど、若手社員が最初に陥りがちなミスは、自分のやるべきことを頭の中で整理できていないことが原因です。 だからこそ、なにか行動を起こす前には、効率的に行動がとれるように準備を行いましょう。

  • ◆ 「TO DOリスト」は毎日欠かさない

    朝、職場に着いたら、その日の一日の流れ、やることをシミュレーションする時間を5分持つこと。その時、やることを箇条書きにするだけではダメ。これからご紹介するポイントを踏まえた「TO DOリスト」作りを、毎日の習慣にしましょう。

  • ◆ 「先読み」を、習慣づけよう

    仕事に少しずつ慣れてきて、仕事の流れがつかめるようになったら、次のステップへ。上司や同僚が次に何が必要か、自分のやることについて「先読み」して、求められたときにすぐに答えられるよう、あらかじめ準備をしておきましょう。例えば、

スケジュール設定前の準備

社会人になったら、スケジュールの管理には一層の注意を。
万が一、スケジュール調整でミスをした場合、自分だけでなく、上司や同僚、さらにはお客さまのビジネスなど、関係するまわりの人々にも大きな影響を与えかねません。

  • ◆ アポとアポの間は"30分程度"の余裕を

    2つ以上のアポイントメント(面会、訪問など)を続けて入れる時は、移動時間以外に30分程度の余裕を持たせることをおススメします。訪問が長引いた、電車が遅れた、車が渋滞につかまった、急遽、別の仕事の電話がしたいなど、不測の事態が発生しても、慌てることなく対応ができます。
    スケジュールの余裕は「締切のある仕事」にも持ちましょう。当日ギリギリに終わらせるのではなく、数日前などに"自分の中の締切"を設けましょう。

  • ◆ 「TO DOリスト」に番号で優先順位をつける

    「TO DOリスト」を作っても、やるべきことが多すぎて何から手をつけたら……
    そんな悩みを解消するには、「TO DOリスト」に必ず番号で優先順位をつけることです。優先順位をつけることで、あれもこれもという焦りが薄れ、今やるべき仕事に集中して取り組むことができます。

ホウ・レン・ソウ前の準備

社会人としての基本とも言われる「ホウ(報告)・レン(連絡)・ソウ(相談)」。上手にできないという方の多くは、何が一番伝えたいことなのか、「結果の報告」「事実の連絡」「今後の対応の相談」のうちのどれなのか、事前にしっかりと考えていない場合が多いのです。これからご紹介するポイントを踏まえて、話す内容を事前にまとめる習慣を持ちましょう。

◆ 事前に話す内容を整理

ホウ・レン・ソウの前には、伝えることをメモなどに書き、まとめる習慣を。情報がまとまっておらず、「何を伝えたいのかわからない」と、相手を困らせるだけでなく、必要以上の時間をとらせてしまい失礼にあたります。

以上を3分程度で簡潔に伝えられるよう、意識してみましょう。
指示等があった場合には、必ず復唱して確認しましょう。

◆ アドバイスを書き留めるノートとペンを忘れずに

ホウ・レン・ソウの際、そのまま上司から修正指示やアドバイスを伝えられる場合が多いですから、その内容を書き留めるノートとペンを必ず携帯しましょう。

◆ タイミングの見極めもマナー

早急な判断を仰ぐとき以外は、相手の仕事の邪魔をせず、しっかりと話を聞いてもらえるタイミングを見計らいましょう。

【 早急な判断を仰ぐ場合とは 】

「ミスをしたとき」「トラブルに遭遇したとき」は、早急に報告を。
上司や先輩の的確な対応や助言が、被害を最小限にとどめることにつながります。

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